הנחת היסוד של הגרפולוגיה היא שכתב היד הוא ייחודי לכותב, ומהווה ביטוי לאופיו, לאישיותו, לכישוריו האינטלקטואליים והחברתיים, למידת הבשלות שלו, לכושר הסתגלותו, לפוטנציאל הטמון בו, למזג שלו, למצבו הנפשי ולעוד. ניתן להבין על פי סינדרומים בכתב גם את הסיבות והמניעים השונים להתנהגותו של אדם, ולקלוט באופן אובייקטיבי מהם האתגרים העומדים בפני הכותב. גדולתה של הגרפולוגיה האבחונית היא באובייקטיביות שלה. הגרפולוג אינו מתרשם ואינו מוסט לכיוון זה או אחר ממראהו, קולו או גובהו של הכותב. הגרפולוג בוחן את הכתב ומייד מתרשם מתוכו של הכותב ולא מברו. לכן זהו כלי אבחון כה יעיל. עם זאת, קיים משקל רב מאד לאישיות הגרפולוג עצמו ולאופן בו הוא מנסח את דבריו לגבי הכותב. סגנון ביטוי ישיר אצל אחד ועדין אצל אחר יכולים להשפיע על האופן בו נכתבים הדברים. מעבר לכך, כמו בכל מקצוע העוסק בבני אדם, התנהגותם ואישיותם, הרי שגם בגרפולוגיה קיימות אסכולות שונות של שיטות אבחון ועבודה על כתב היד, וישנם הבדלים וויכוחים בין נושאי דגלי האסכולות השונות.
כתב יד משתנה מבחינה תרבותית. במקומות שונים בגרמניה, למשל, מלמדים את הא'-ב' הבסיסי בשינויים קלים, לפי אזור גיאוגרפי. גם נושא של מקובלויות תרבותיות למשל בתחום של פישוט מול העשרה, גודל החתימה וכדומה – כל אלו מושפעים גם מהתרבות וההרגלים בהם הכותב גדל ומתחנך. עניין זה חשוב שיהיה ידוע לגרפולוג האבחוני כמו גם לזה המשפטי.
לעומתה הגרפולוגיה האבחונית, הגרפולוגיה המשפטית היא למעשה ענף היוצא מתוך הגרפולוגיה ובא לידי ביטוי בהיבטים משפטיים שלה. כלומר זיהוי כתב וחתימות על מסמכים שבמחלוקת משפטית בשלבים שונים שלה. ענף זה חובר עם ענף משפטי העוסק בדיני ראיות, ויחד יוצר את מקצוע הגרפולוגיה המשפטית. לראייתי, כל גרפולוג מנוסה ומקצועי יכול להיות גרפולוג משפטי, בתנאי שהוא מסוגל לעמוד במחויבויות הנוספות של המקצוע, שהן ברובן אתיות, משפטיות ואישיותיות (למשל היכולת לעמוד בכבוד מול חקירה נגדית על דוכן העדים בבית המשפט)
הגרפולוגיה המשפטית מכנסת תחת כנפיה גם את ההכשרה הארוכה הנדרשת בגרפולוגיה כדי להגיע לרמת מקצוענות ומומחיות, גם את היכולת וההבנה החקירתית לאתר שינויים, תוספות או מחיקות במסמכים, גם הבנה משפטית, גם הבנה פסיכולוגית וגם כושר ניסוח משפטי ויכולת הצגת הנתונים בתמציתיות מדויקת.
מטרת הבדיקה בגרפולוגיה האבחונית היא להבין את הכותב, את אישיותו, מניעיו והתנהגותו במגוון מצבים.
מטרת הבדיקה בגרפולוגיה משפטית היא לגלות את האמת. מה באמת קרה ומה באמת התרחש בעת יצירת המסמך שלפנינו? האם הוא אכן נוצר במועד שכתוב עליו? האם אכן נכתב ו/או נחתם על ידי האדם ששמו מופיע עליו? האם ייתכן כי נעשו בו שינויים או תוספות לאחר מועד הכתיבה המקורי? גרפולוג משפטי מנוסה יוכל לענות על כל השאלות האלו ולמעשה לסייע בחתירת בית המשפט לאמת ולצדק.
כיוון שכמעט ואין הכשרה מסודרת עבור אנשים פרטיים המעוניינים להתמחות בזיהוי כתבי יד, הרי שברחבי העולם ישנם את אנשי המשטרה אשר בוחרים מסלול התמחות בזיהוי זיופים במסמכים למיניהם, ביניהם זיופי חתימות וכתב יד, ולעומתם יש את הגרפולוגים, המומחים בניתוח האישיות והבנתה דרך כתב היד, אשר עשו התמחות מיוחדת עבור גרפולוגים לשם הכשרתם כמומחים לזיופים.
הגרפולוגים המשפטיים נקראים לבחון מגוון של מסמכים – אישיים, עסקיים ומשפטיים, בכוונה להוכיח אותנטיות. לפעמים גם בודקים מכתבים אנונימיים או גרפיטי בכוונה לזהות את הכותב. במקרים רבים עליהם להציג את הממצאים בבית המשפט
כיום, גרפולוגים משפטיים ומומחים לזיהוי כתבי יד מבצעים בפועל אותן המשימות. אתגרים לדוגמא העומדים מולם באופן תדיר:
- זהות הכותב – מי כתב / חתם?
- האם בוצע כאן זיוף / ניסיון לזיוף? ובאיזו שיטה? קיימות שיטות זיוף "מסורתיות" ושיטות זיוף מודרניות הנובעות מהתפתחות הידע והמחשוב.
- האם יש כאן ניסיון לזיוף עצמי? כלומר – הייתכן שהאדם החותם תכנן להתכחש לחתימתו בעתיד ולכן מראש ניסה להסוות ולשנות את חתימתו?
- מהו מועד הכתיבה? מה נכתב לפני מה במסמך שלפנינו? האם המסמך אכן נוצר בזמן בו נטען?
- מכתבים אנונימיים – אלו יכולים להיות מכתבי איום, מכתבי נאצה, דיווחים אנונימיים על מעילות, או דווקא מכתבי אהבה והערצה, למרות שאלו האחרונים בדרך כלל לא מגיעים לכדי עימות משפטי
- האם בוצעה כאן הסוואת כתיבה בצורה של כתיבה ביד החלשה / כתב ראי/ בדפוס ואיתור הכותב
- כתיבה / חתימה תחת השפעת אלכוהול / סמים / תרופות / איומים – זה תחום אשר מומחים לכתב יד אשר אינם גרפולוגים, היינו חסרי השכלה בתחום של השפעת האישיות והמצב הנפשי על כתב היד, לא יוכלו לבצע. אבחון של חתימה תחת השפעת אחד המוזכרים למעלה יכולה לשמש את עורך הדין כדי לערער על גמירות הדעת של החתימה על החוזה, מה שיכול להוביל לפסילת החוזה.