משותפת לכל הגרפולוגים השאיפה להבין את אישיות הכותבים בעזרת כתב היד, ולדווח באופן מדויק ככל האפשר על נתוני האישיות החשובים ביותר לתפקידים המיועדים להם; או, לחילופין, להשתמש בידע שנלמד מכתב היד בכדי לייעץ באופן הנכון ביותר למי שזקוקים לייעוץ אישי או תעסוקתי. במקרה של ייעוץ אישי, כתב היד עוזר לנו לא רק להבין את אישיות הכותבים אלא גם מנחה אותנו באשר לאופן שבו ניתן להעביר אליהם הבנה זו באופן הולם.
קיים שוני בין שיטות העבודה המאפשרות לנו לעשות זאת. כל גרפולוג מאמץ לעצמו שיטה משלו על סמך נסיונו, כישוריו הספציפיים וגישתו האישית. לדוגמה, ישנם גרפולוגים המוסיפים מבחני ציור שונים, בעוד שאחרים אינם משתמשים בהם כלל. מלבד זאת, מבחנים גרפולוגיים שונים דורשים מאיתנו לעתים לשנות את הדרישות מן הלקוחות. לדוגמה, באבחון תעסוקתי משתמשים בדרך כלל בדוגמאות כתב יד רלוונטיות, בעוד שבייעוץ אישי מוסיפים לעיתים קרובות גם דוגמאות מן העבר, כדי לעמוד על ההתפתחות האישיותית במשך הזמן.
מובן מאליו שמבחן התוצאה קובע, ולא השיטה. מסקנות נכונות ודו״חות מדויקים ובהירים הם מטרת כל הגרפולוגים.
ישנם תקנים מסוימים שיש לצפות מכל גרפולוג מקצועי, ואלה הם:
הכתיבה למבחן הגרפולוגי תתבצע על דף חלק ונטול שורות או סמלים כלשהם.
- הכתיבה תתבצע בעט כדורי, שכן רק כך נראה לחץ הכתיבה – נתון חיוני לניתוח הכתב.
- הנבחן יכתוב לפחות עמוד אחד שלם באופן ספונטני, מבלי לצטט או להעתיק מלל כלשהו.
- בסוף הכתב תופיע חתימה.
ישנם גרפולוגים המסתפקים בעמוד אחד, וישנם הרוצים שניים או שלושה. ישנם המוסיפים על המלל הספונטני גם מלל מועתק. בכל מקרה, אין בתהליך הבחינה או בדיווח כל התייחסות לתוכן הכתוב. מטרת המבחנים היא לראות ביתר בהירות את התהליכים הנפשיים המתבטאים בסוגים שונים של כתיבה, או ציור, כפי שיצויין להלן.
רוב הגרפולוגים מבקשים מידע אישי מסוים על הכותבים, שיכול להינתן בטופס נפרד. חשוב ביותר לדעת האם ישנן בעיות מוטוריות, פיזיולוגיות או אחרות אשר עלולות להפריע בכתיבה, על מנת שלא לייחס בטעות תופעות מסוימות בכתב היד לנתונים אישיותיים. עם זאת ישנן הפרעות, כגון דיסגרפיה, אשר לעתים גם הכותבים אינם מודעים אליהם; תפקידו של הגרפולוג הוא לאתר מקרים כאלה, מתוקף מומחיותו ונסיונו, ולהתייחס אליהם בהתאם. לעתים נדירות ישיב הגרפולוג שכתב יד מסוים אינו ניתן לניתוח, או שהמסקנות ניתנות בעירבון מוגבל.
נתונים כגון מין, גיל, השכלה ויד כותבת חשובים בכדי להשוות את כתב היד לכתבים שנכתבו בידי בעלי נתונים דומים. לאבחון תעסוקתי יש המבקשים גם לכלול את קורות החיים של הכותב, ויש כאלה הנמנעים מכך. קורות החיים עשויות לספק נתונים חשובים, אך גם להטעות ולספק מידע שקשה לוודאו.
חלק מהגרפולוגים משתמשים גם במבחנים החורגים מתחום כתב-היד ומצטרפים אליו. ישנם מבחני ציור, שהמוכרים שבהם הם ציורי דמות אדם, בית ועץ. אלה ניתנים לפרשנות סמלית ועשויים להוסיף נדבכים לניתוח האישיות דרך כתב היד. קיים גם מבחן ורטג, שבו נדרשים המועמדים להשלים צורות חלקיות לציורים שלמים, וציורים נוספים כגון שמיים, ים וכוכבים. מבחנים אלה עשויים להיות יעילים במיוחד במקרים של כותבים דיסגרפיים (בעלי ליקוי בכתיבה) ושל אלה אשר כתב-ידם טרם התגבש כהלכה, למשל ילדים ומתבגרים.
תהיה השיטה אשר תהיה, מטרתנו, כאמור, הינה להבין את אישיות הנבחנים, וכך לסייע בשילובם בתפקידים הנכונים ובהצלחתם בחייהם האישיים. אנו ניגשים למשימות אלה ברצינות רבה ושואפים תמיד לדייק ככל האפשר באבחנותינו. ראוי, אם כן, שנכבד את מגוון שיטות העבודה, ושנשכיל גם להמשיך לדון בהן ולהרחיב דעת.